Ob Journalist, Grafiker oder IT-Berater – bei den meisten Freiberuflern ähneln sich die beruflichen Anforderungen: Termine wollen eingehalten werden, Jobs gewinnbringend zu Ende geführt, Kunden verwaltet und Projekte geplant werden. Dabei hilft der Mac mit entsprechenden Programmen.
Das Leben eines Freiberuflers hat seine besonderen Herausforderungen. Im Mittelpunkt steht dabei, die große Freiheit sinnvoll zu nutzen und seine eigenen Ressourcen sparsam einzusetzen. Das heißt jeden Tag: Termine machen, Zeit erfassen, Kunden verwalten und Projekte managen.
Das funktioniert natürlich am Mac genauso (oder besser) als am Windows-Rechner. Denn neben der übersichtlichen Gestaltung folgen die meisten Mac-Programme dem ansprechenden Mac-Design. Das gilt auch für die von uns vorgestellten Applikationen für den Freiberufler. Wir unterscheiden dabei zwischen nativer Software und cloudbasierten Lösungen. Diese sind im Einzelnen:
- Terminplanung: Kalender, BusyCal
- Zeiterfassung: Timing, mite
- Customer Relationship Management (CRM):
- Daylite, CentralStation, Kontakte
- Projektmanagement: Merlin, Wunderlist
Termine planen
Der Terminplaner Kalender, der bis OS X 10.7 noch iCal hieß, gehört seit gefühlten Jahrzehnten untrennbar zum Mac-eigenen Betriebssystem. Und tatsächlich stellte Steve Jobs das Programm bereits am 17. Juli 2002 auf der Macworld in New York vor. Das damals (und bis heute) Wesentliche an Kalender ist die Darstellung verschiedener Kalender über unterschiedliche Farben. So kann klassisch zwischen Beruf und Privat unterschieden werden, aber auch zwischen einzelnen Familienmitgliedern. Für Freiberufler dürfte beides weniger relevant sein: Berufliches und Privates sind sowieso nicht trennbar, und Familienleben findet auch eher selten statt. Mit einem kleinen Kunstgriff wird Kalender auch für den Freiberufler ein sinnvolles Tool. Der Kunstgriff besteht darin, nicht Termine, sondern auch Aufgaben in den Kalender einzutragen und diese mit einem sinnvollen Farbsystem zu hinterlegen. So kann man auf einen Blick erkennen, ob in der nächsten Woche noch Zeitpuffer vorhanden sind. Auch eine Ordnung nach Tätigkeiten (Buchhaltung, Akquise, Textarbeiten, Bildrecherche etc.) ergibt Sinn, da es dann schnell möglich ist, passende Arbeiten zu gruppieren. Ein Projektmanagement besitzt „Kalender“ nämlich nicht. Da müsste man schon auf die beschriebene Lösung zurückgreifen oder auf ein anderes Programm.
Ein Terminverwaltungsprogramm inklusive Aufgabenverwaltung bietet das kostenpflichtige BusyCal, das viele als Alternative zu Kalender empfinden. Das Apple-eigene Feeling wird beibehalten, dabei aber einiges an Funktionen zusätzlich geboten. So ist die integrierte Wetter-Funktion schon ganz nett. Interessanter wird es aber bei der Aufgabenverwaltung. Hier lassen sich Aufgaben sehr schnell und übersichtlich terminieren, priorisieren, Kalendern zuordnen und mit Anhängen versehen. Auch die Darstellungsoptionen dürften mehr Geschmäckern gerecht werden als der Apple-eigene Kalender. Weitere hilfreiche Funktionen sind Notizen oder Protokolle. Abgeglichen werden kann das Ganze – wie natürlich auch Apples Kalender selbst – über die iCloud. Es lassen sich aber auch andere Server-Kalender wie Google oder Yahoo ansprechen. Wer BusyCal eine Chance geben will, kann die uneingeschränkte Probeversion 30 Tage testen.
Timing ist alles
Nachdem Termine und Aufgaben geplant wurden, sollte der Freiberufler überprüfen, ob diese auch in der zur Verfügung stehenden Zeit erledigt wurden oder einfach aus dem Ruder gelaufen sind. Was dem Konzern seine Controlling-Abteilung ist, ist dem Freiberufler seine digitale Stechuhr. Das geht beispielsweise über Timing aus dem App Store. Dieses, in der Vollversion für knapp 9 Euro erhältliche, Programm soll einem helfen, seine Arbeitszeiten im Überblick zu behalten.
Das Besondere an Timing ist, dass automatisch die gearbeitete Zeit erfasst wird. Das geschieht dadurch, dass dem Programm erlaubt wird, die Computer-Aktivitäten zu überwachen. Arbeiten der Nutzer gerade in Word? Es handelt sich also um Textarbeiten. Ist er im Internet? Das dürfte Recherche sein. Oder arbeitet er mit Photoshop? Das war wohl eine Fotobearbeitung. Selbstverständlich kann man diese Tätigkeiten auch anders zuordnen. Die kostenlose Version zeigt nur zwei Tage an: Heute und gestern; eignet sich also wirklich nur, um zu testen, ob einem diese etwas ungewöhnliche Art der Zeiterfassung liegt.
Eine eher klassische elektronische Stechuhr bietet mite. Dieses Zeiterfassungssystem arbeitet rein online, es ist also keine Installation auf dem Rechner notwendig. mite – übrigens ein Anagramm aus „time“ – basiert auf dem üblichen Dreiklang Kunde, Projekt und Zeit. Man legt also ein Projekt an, ordnet es einem Kunden zu und erfasst die Zeit, sobald man an dem Projekt arbeitet. An dieser Stelle kann man auch die Tätigkeit angeben. Also beispielsweise „Textarbeiten“, „Recherche“, „Akquise“, „Kundenberatung“, „Pause“ etc. Interessant ist neben dem Erkenntnisgewinn, wie viele Stunden man als Freiberufler wirklich (und nicht nur gefühlt) arbeitet, das Verhältnis zwischen Erlös und Aufwand. Beim Anlegen eines Projekts übernimmt der Nutzer den üblichen Stundensatz oder gibt einen speziellen Stundensatz („Guter Freund“, „Folgegeschäft bahnt sich an“, „Schmerzzulage“) ein. Am Ende des Monats sieht er dann, ob sich der Einsatz gelohnt hat oder ob man nachverhandeln sollte.
Für Mac OS gibt es DynaMite, einen schlanken Desktop-Client. DynaMite nistet sich direkt in der Menüleiste ein, zeigt dort eine etwaige laufende Stoppuhr an und ermöglicht über ein reduziertes Aufklappmenü weitere Stoppuhr-relevante Aktionen. mite kostet pro Nutzer monatlich fünf Euro. Die Applikation ist teamfähig und lässt sich 30 Tage kostenlos testen.
Kunden pflegen per CRM
Kundenmanagement (Customer Relationship Management = CRM) dürfte für den Freiberufler eine zentrale Rolle spielen: Wie hieß noch mal der Ansprechpartner bei der Firma XY? Wie war die E-Mail-Adresse der Buchhaltung? Wann hat der Marketingleiter das Mailing von mir bekommen? Dieses und vieles mehr zu wissen ist immer ein Vorteil. Deswegen gibt es unzählige CRM-Programme, aber erstaunlicherweise relativ wenige für Apple-Nutzer. Das wohl bekannteste und mächtigste unter ihnen dürfte Daylite sein. Das Programm bietet eine Kundenverwaltung, einen Terminkalender und eine Projektsteuerung. Zentral aber ist, alle Personen im Umfeld des Freiberuflers zu erfassen und entsprechend ihrer Relevanz zu bewerten. Daraus ergibt sich beispielsweise eine Kundenhistorie oder der Hinweis, sich bei einem bestimmten Kunden zu melden. Mit zusätzlichen Applikationen lassen sich auch Serienbriefe beziehungsweise E-Mails über Daylite steuern. Auch die Telefonanlage lässt sich mithilfe von Drittanbietern anschließen. Für den Vertriebsprofi oder den, der es werden will, dürfte Daylite dank Funktionsvielfalt eine erste Wahl sein. Das hat natürlich auch seinen Preis. Die Einzelplatzlizenz ist für knapp 300 Euro zu haben. Ob sich die Investition lohnt, kann in einer kostenlosen Testphase überprüft werden. Vor dem eigentlichen Programm-Download muss erst einmal ein „Daylite Server“ installiert werden. Dieser liefert später auch die Datenbasis für Daylite auf dem iPhone.
Wem Daylite dann doch zu mächtig (und zu teuer) ist, dem sei ein Blick auf die CentralStation empfohlen. Diese arbeitet in der Cloud und ist für Startups kostenlos. Das Small Office mit zehn Nutzern kostet 35 Euro im Monat. Zwar besitzt auch CentralStation ein kleines Aufgabenmanagement, im Mittelpunkt steht aber der Kontakt. Mail lässt sich zwar nicht direkt anbinden, über die Blindkopie-Funktion aber einfach zuordnen, sodass sich auch die Kontakthistorie einfach verfolgen lässt. Auch Dateien wie Angebote oder Ausschreibungen lassen sich anhängen. Eine API für eine Telefonanlage gibt es offiziell nicht – da aber CentralStation im Browser läuft, kann man über ein Firefox-Plug-in die Telefonnummern wählbar machen. Das funktioniert erwiesenermaßen über die VoIP-Anbieter Sipgate und Skype. CentralStation wirkt sehr übersichtlich und hat das Ziel, ohne große Schulung direkt Vertriebsunterstützung zu ermöglichen.
Geht es nicht noch einfacher?
Auch wenn Apples mitgeliefertes Programm Kontakte kaum als CRM bezeichnet werden kann, hilft es doch, die benötigten Geschäftsadressen zusammenzuhalten. Über das Notizfeld können auch entsprechende Bemerkungen zum Kunden gemacht werden. Durch die übliche Integration der Apple-eigenen Programme lässt sich sogar eine Serien-E-Mail verschicken. Die Antworten können hingegen nicht integriert werden. Aber auch hierfür gibt es eine Lösung: Wer sich für die komplette Kundenhistorie interessiert, sollte die Spotlight-Suche bemühen. Auf diese Weise findet er alle Mails und Dokumente, die einen bestimmten Kunden betreffen. Über die iCloud lassen sich die Datensätze mit anderen Geräten synchronisieren.
Projekte managen
Einige Terminverwaltungsprogramme, Zeiterfassungssysteme oder CRM-Software bringen direkt eine Aufgabenverwaltung mit. Wer indes, zum Beispiel als IT-ler komplexe Projekte steuert, benötigt ein ausgewachsenes Projektmanagementsystem. Bereits seit mehr als einem Jahrzehnt ist Merlin für den Mac-Nutzer mit erste Wahl. Vorgänge werden in dem Programm unter Einhaltung klassischer Projektmanagement-Abhängigkeiten miteinander verknüpft. Grafisch stellt sich ein solches Programm als Balkendiagramm und mit einem Netzplan dar. Die Anwendung berechnet außerdem den kritischen Pfad und visualisiert diesen im Gantt-Diagramm und im Netzplan. Zusätzlich bietet Merlin einen grafischen Vergleich zwischen geplantem und tatsächlichem Projektfortschritt an. Natürlich wird auch das erwartete Ende des Projekts berechnet. Merlin kann Arbeit und Dauer sowie die Auslastung der Vorgänge darstellen und aufgrund dieser Informationen die benötigten Zeiten berechnen. Mit sechs vordefinierten Elementtypen ist es möglich, verschiedene projektbezogene Informationen innerhalb des Projekts zu speichern, indem sie an die entsprechenden Vorgänge oder Gruppen angehängt werden. Die sechs Elementtypen sind: Checkliste, Datei (Dokumente), Risiko, Ereignis, Information und Problem. Die Einzelplatzlizenz kostet netto 145 Euro. Eine kostenlose Testversion ist erhältlich. In dieser ist die Menge der Daten eingeschränkt. Der dazugehörige Merlin-Server ist im Demomodus zeitlich eingeschränkt.
Wer sich dann doch nicht auf das Abenteuer Merlin einlassen möchte weil seine Projekte eher einer Aufgabenliste gleichen, sollte es mit Wunderlist versuchen. Das Design ist Apple-like und die Bedienung intuitiv. Handbuch oder Schulung benötigt hierfür niemand. Die Grundversion ist kostenlos. Die Pro-Version, die es erlaubt, Dateianhänge zu verknüpfen, Aufgaben zu delegieren und Teilaufgaben zu verwalten, kommt auf knapp 4,50 Euro im Monat.